L'art. 2476 II comma c.c. prevede che "I soci che non partecipano all'amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione."
Più di una perplessità pone l’assenza di limiti espressi ai diritti di cui all’art. 2476 c.c. in relazione all’utilizzo delle informazioni e dei documenti acquisiti dal socio richiedente, anche alla luce della disciplina della società a responsabilità limitata che, pur se vicina a quella delle società di persone, è priva di norme esplicite che possano fungere da deterrente per abusi del diritto di controllo dei soci. Infatti, le norme relative alla società a responsabilità limitata non prevedono divieti in capo al socio relativamente all’esercizio di attività concorrenziale ed alla cui violazione conseguano l’esclusione del socio colpevole ed il risarcimento dei danni ovvero la possibile esclusione del socio per gravi inadempimenti.
Nonostante ciò è assunto unanimemente condiviso da giurisprudenza e dottrina che il socio sia tenuto secondo correttezza e buona fede all’obbligo di segretezza verso terzi e, in caso di violazione di tale assunto, sia tenuto al risarcimento del danno nei confronti della società, secondo le norme generali dell’Ordinamento.
Gli strumenti di tutela attivabili a fronte di situazioni di abuso da parte del socio, non sono espressamente codificati.
Un valido ausilio per il corretto impiego di tali strumenti è offerto dalle soluzioni giurisprudenziali emerse nel corso degli anni, soprattutto da Tribunali quali Milano e Bologna.
Difatti, in conformità ad un orientamento del Tribunale di Milano, una prima tutela può avvenire attraverso il mascheramento dei dati individuanti l’identità di clienti e fornitori, nonché dei dati sensibili dei dipendenti.
“Il contrasto tra il diritto di accesso del socio di s.r.l. e le esigenze di riservatezza della società deve essere risolto alla luce del principio di buona fede, la cui applicazione allo specifico rapporto sociale comporta che il diritto alla consultazione della documentazione sociale e alla estrazione di copia possa trovare specifica limitazione attraverso l'accorgimento del mascheramento preventivo dei <dati sensibili> presenti nella documentazione, quali, ad esempio, i dati relativi ai nominativi di clienti e fornitori laddove alle esigenze di controllo <individuale> della gestione sociale - cui è preordinato il diritto del socio ex art.2476 cc secondo comma - si contrappongano non pretestuose esigenze di riservatezza fatte valere dalla società” (Tribunale di Milano 28.11.16 n. 54498/2016 R.G.).
In secondo luogo, in conformità ad una illuminante decisione del Tribunale di Bologna, il Giudice può stabilire rigorose modalità con le quali debba avvenire la consultazione, alla presenza di un CTU e secondo precise direttive.
“La società deve poter conoscere quale sia la documentazione riprodotta. Ne consegue che all'ampiezza del potere di consultazione da esercitarsi con modalità concordate, alla presenza dei rispettivi professionisti di fiducia ma con cadenza mono o bisettimanale e in un lasso di tempo non superiore ai due mesi, deve seguire l'elencazione dei documenti di cui parte ricorrente intende fare copia e la consegna dell'elenco all'organo amministrativo della società. In conclusione : 1) l'attività di informazione e controllo finalizzata al reperimento di documenti o all'assunzione di notizie dall'organo amministrativo o dai dipendenti deve svolgersi secondo un programma predisposto concordemente contenente l'indicazione della tipologia dell'attività di volta in volta da svolgere (informazioni orali e verbalizzazione o raccolta documenti); 2) alla riproduzione documentale deve seguire la precisa elencazione dei documenti acquisiti; 3)la consulente nominata dovrà vigilare sulla corrispondenza dell'attività di informazione e controllo alle prescrizioni del presente provvedimento e redigere una relazione finale da depositare entro un mese dal termine delle operazioni.” (Tribunale di Bologna 06.12.06)